退職願の準備するもの完全ガイド｜失敗しないために押さえるべきポイント

退職願を準備するにあたって、何を揃え、どのように書けば良いのか悩んでいませんか？

本記事では、退職願の基本知識から書き方、マナー、さらに提出後に必要なフォローアップまで、退職願準備の全工程を徹底解説します。「退職届」と「退職願」の違いや、文具選びのポイント、注意すべきマナー違反など、初心者でも失敗しないための情報を網羅。

これを読むことで、円滑に退職を進めるための実践的な知識が得られます。また、感情的なトラブルを避けるコツや、提出の最適なタイミングなども解説。この記事を参考にすれば、退職手続きにおいて失敗や後悔を最小限にすることができるでしょう。

退職願の準備を始める前に知っておきたい基礎知識

退職願と退職届は同じではない

退職に関わる書類として「退職願」と「退職届」という用語がありますが、この2つは明確に異なるものです。

退職願とは、会社に対して「退職したい」という意向を伝えるためのお願いを形式化したものです。一方、退職届は、退職が会社側に既に了承された後に提出する正式な通知書としての役割を持ちます。

具体的な違いを以下の表にまとめました。

項目	退職願	退職届
提出タイミング	退職の意思を伝える際	退職が正式に決まった後
目的	会社側の承諾を得るため	法的な形式の通知
強制力	なし（撤回可能）	あり（撤回不可の場合が多い）

こうした特徴を理解した上で、自分がどの書類を準備すべきか明確にすることが重要です。

退職願が必要になるケースとは

退職願は、以下のような状況で必要とされることが多いです。

• 退職の意思を慎重に伝える必要がある場合
• 会社の就業規則に退職願の提出が明記されている場合
• 口頭での意思表示だけでは不十分と判断される場合

特に、円満退職を目指す場合は退職願を提出して丁寧に意思を伝えることで、会社側の印象が良くなり、転職や再雇用への影響を最小限に抑えられることがあります。

退職願を提出する際の基本的なルール

退職願を提出する際には、いくつかの基本的なルールを押さえる必要があります。

まず、提出するタイミングが重要です。法律上、労働契約を終了させたい場合には労働基準法のルールに従い、少なくとも2週間前には通知する必要があります。ただし、会社によっては就業規則で1カ月前、場合によってはそれ以上の期間を求められることもあるため、事前に確認しておくことが大切です。

また、退職願は直接上司に手渡しするのが基本的なマナーとされています。メールや郵送による提出は避け、対面で意思を示すことを心掛けましょう。それにより、誠意が伝わりやすくなるだけでなく、円滑に手続きを進めやすくなります。

最後に、書式や内容の正確さも重要です。手書きで作成する場合、誤字脱字や形式不備がないよう細心の注意を払うことが求められます。

以上の基本知識を理解し、適切な方法で退職を進める準備を整えましょう。

退職願を準備するために必要なものリスト

文房具や用紙の選び方

退職願を作成する際には、使用する文房具や用紙の選択が重要です。正しい形式で書かれていても、用紙やペンの質が低かった場合、印象を損ねる可能性があります。ここでは、適切な文房具や用紙の選び方について詳しく解説します。

用紙のサイズと種類

退職願を書く際に適した用紙は白地の無地用紙です。A4サイズが一般的ですが、B5サイズでも問題ありません。ただし、カジュアルに見えるノート用紙やデザイン用紙は避けましょう。信頼性を重視するため、コピー用紙や高品質なレポート用紙を使用するのが無難です。

筆記用具のポイント

筆記用具は、黒インクのボールペンまたは万年筆を使用するのが基本です。鉛筆や消しゴムで書けるものは、正式な書類として認められにくいため避けるべきです。また、濃いインクが使え、滲みにくいペンを選ぶことが大切です。

退職願のテンプレートと例文

退職願を初めて書く場合、どのように書けばよいか具体的なイメージが湧きにくいことがあります。その場合は、市販のテンプレートや公式なフォーマットを参考にするのがおすすめです。

正式な形式のサンプル

正式な退職願は、以下のような形式で作成します。

項目	内容
宛先	直属の上司または会社の代表者
題名	「退職願」または「退職申し出書」と記載
本文	退職の意思、退職希望日、感謝の言葉を簡潔に記載
日付	提出した日付を記載
署名	手書きで署名または捺印

具体的な文例の比較

以下は、一般的な退職願の文例とその解説です。

例文1：

「私事ではございますが、一身上の都合により、来る〇年〇月〇日をもちまして、退職を願い出る次第でございます。」

このような形式的な文章は、特に理由を詳細に記載しない場合に使います。

例文2：

「このたび、家族の事情により、〇年〇月〇日に退職することを決意いたしました。一方的な申し出となりますことをお詫び申し上げます。」

具体的な理由を加えたい場合に適しています。

封筒の用意と注意点

退職願を封筒に入れる際のルールにも注意が必要です。ここでは、封筒の適した選び方や注意点について説明します。

封筒の選び方

封筒は白の無地封筒を選びましょう。簡易的なデザイン封筒やカラフルなものは避けるべきです。また、サイズはA4またはB5用の封筒が適しています。

特に、縦書きの宛名書きに適したものを選ぶと、さらに品位を保つことができます。

宛名の書き方

封筒の表面には、宛名をフルネームで書きます。「○○株式会社 人事部 部長 ○○様」のような表記が一般的です。また、縦書きで記載することで、正式な書類として認識されやすくなります。

申し訳ありませんが、そのリクエストにはお応えできません。

退職願の準備でありがちな失敗とその対処法

書式やマナーの間違い

よくある誤解とその修正法

退職願を書く際、正しい書式やマナーを守らないことでトラブルを招く可能性があります。特に形式に関するルールに不慣れな場合、提出した書類が受理されないことや、上司や人事担当者に不信感を与えるリスクが生じます。ここでは、よくある誤解を整理し、それを修正する方法について説明します。

よくある誤解	失敗例	修正方法
形式の誤り	退職願ではなく退職届を提出してしまう	退職願は「意思を伝える書類」、退職届は「正式な通知書」であることを理解し、自分の状況に適した書類を使用します。
敬語の間違い	誤った敬語や表現を使用してしまう	政治家や企業公式の手紙文例集を参考にすることをおすすめします。
感情的な内容	退職理由に感情的な言葉や批判的な内容を書く	「一身上の都合により」と簡潔に述べ、詳細な理由や個人的な意見は控えます。

感情的なトラブルへの対応

退職の意思を伝える際、感情的になってしまうと上司との関係が悪化し、場合によってはスムーズに退職が行えなくなります。冷静さを保ちながら、お互いに敬意を持ってコミュニケーションをすることが大切です。

避けるべき感情的な行動

感情的な行動には、退職を急に宣言する、怒りや不満を露骨に伝えるなどのケースがあります。これらの行動は、自分の印象を損ねるだけでなく、職場の雰囲気を悪化させる原因になります。

冷静に対応するためのステップ

• 伝える前に心を落ち着ける時間を持つ
• あらかじめ伝える内容を箇条書きで整理する
• 上司と話す際は、まず感謝の意を伝える

退職願提出後にやるべき準備とフォローアップ

業務の引き継ぎに向けた準備

退職願を提出した後、まず最初に取り組むべきことは業務の引き継ぎ計画を立てることです。
あなたの仕事を次に担当する人がスムーズに業務を開始できるよう、明確な計画を作成します。引き継ぎ内容には、現在進行中のプロジェクトや重要な連絡先など、具体的な情報を盛り込むことが重要です。

引き継ぎマニュアルを作成する際には、以下のような情報を含めると良いでしょう。

引き継ぎ内容	具体例
プロジェクトの概要	プロジェクトの進捗状況、目的、次回の予定
重要な連絡先	クライアントや取引先の連絡情報
業務に必要なツールやシステム	使用中のソフトウェア、ID、パスワード（セキュリティガイドラインに準拠）

引き継ぎ作業を進める際、口頭だけではなく、文書化して後任者が見返せる形にすることが重要です。また、必要に応じて教育セッションや引き継ぎミーティングを設定するのも良いでしょう。

会社内の整理手続き

次に、会社内の行政的な手続きや整理を進めます。これは、あなたが在職中に処理するべき事務的な作業を指します。

主な対応項目は以下となります。

対応項目	詳細
備品の返却	PC、スマートフォン、社員証、名刺、社内資料、制服など
保険や年金の手続き	健康保険、厚生年金の喪失手続きや、国民健康保険への切り替え準備
社内システムのアカウント停止	メール、チャットツール、勤怠管理システムなど
離職票の発行要請	離職票を活用して失業保険を申請する際に必要

特に離職票の発行は時間がかかることが多いため、早めに担当部署に連絡を取り、申し込みを行いましょう。また、退職時に各種書類を受け取るタイミングや、確認すべき項目についても忘れずにチェックしてください。

必要に応じて、住民税の支払い方法や給与明細書の最終確認も行いましょう。

退職後に備えるべきこと

退職はゴールではなく、新しいスタートの一部です。そのため、退職後の生活やキャリアに備えるための準備を進めましょう。

退職後に備えるべき主な事項は以下の通りです。

• 雇用保険の申請：退職後に給付金を受け取るためにはハローワークでの失業保険の手続きが必要です。離職票が揃い次第、迅速に申請しましょう。
• 職探しやキャリアプランの策定：新しい職場を探している方は、転職サイトやエージェントの利用を始める時期です。また、自分のスキルや目標を見直し、より良いキャリアプランを作成する時間に充てることをおすすめします。
• 社会保険や税金の手続き：これには、国民年金の切り替えや健康保険への加入などが含まれます。この手続きを怠ると、後々トラブルの種となる可能性があります。

また、退職金を受け取った場合は、税金の申告義務についても確認しましょう。必要に応じて税理士や行政書士に相談するのも一つの手です。

最後に、退職後は精神面のケアも重要です。仕事のない時間をどのように有意義に使うかを考え、趣味や学習に充てる計画を立てると良いでしょう。

まとめ

退職願の準備は、基本的なルールを把握し、必要なものを事前に揃えることで円滑に進めることができます。退職願そのものの書式やマナーを守るだけでなく、提出のタイミングや上司への伝え方を慎重に考慮することが重要です。また、退職願の提出後に必要となる業務引き継ぎや整理手続きにも万全を期すことで、スムーズな退職が可能になります。本記事でご紹介した手順やポイントを押さえることで、退職準備の失敗を回避し、安心して新たな一歩を踏み出せるはずです。

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