【例文付き】休職中だけど退職したい…円満に伝えるメールの書き方と注意点

休職中に退職を決意したものの、伝え方に悩んでいませんか？ 本記事では、休職中だからこそ配慮が必要な退職の伝え方について、メール例文を交えながら詳しく解説します。

誰に連絡すべきか、件名の書き方、本文の構成、そして円満退職のためのポイントまで網羅しています。この記事を読めば、スムーズかつ円満に退職を進めるための具体的な方法が分かり、不安を解消できます。安心して次のステップへ進むための準備を整えましょう。

休職中の退職とは？

休職とは、病気やケガ、育児・介護など、様々な理由により一時的に会社を休む制度です。会社を辞めるわけではなく、一定期間が経過した後、復職することが前提となります。一方、退職とは、会社との雇用契約を終了させることです。休職中に、様々な事情により復職が難しくなり、退職という選択をする場合があります。これが「休職中の退職」です。休職中に退職する場合も、通常の退職と同様に、会社に退職の意思を伝え、所定の手続きを行う必要があります。

休職制度を利用している場合でも、労働者には退職の自由 が保障されています。つまり、会社側は正当な理由なく、休職中の社員の退職を拒否することはできません。ただし、就業規則で退職に関する規定が定められている場合は、それに従う必要があります。例えば、退職の申し出から退職日まで一定期間を設ける必要があるなどです。

休職中の退職には、いくつかのパターンがあります。

休職中の退職のパターン

パターン	説明
試用期間中の休職からの退職	試用期間中に病気やケガなどで休職し、そのまま退職する場合。
傷病休職からの退職	病気やケガで休職し、回復の見込みがない、または復職が難しいと判断して退職する場合。
育児休職からの退職	育児のために休職し、家庭の事情などにより復職が困難になり退職する場合。
介護休職からの退職	介護のために休職し、家庭の事情などにより復職が困難になり退職する場合。

それぞれのケースで、退職理由や手続き、社会保険、年金などについて確認しておくべき点が異なります。自身の状況に合った情報を確認することが重要です。

休職中に退職を伝える際の基本的な流れ

休職中に退職を決意した場合は、スムーズな退職手続きを進めるために、以下の流れに沿って行動することが重要です。円満な退職を実現するためにも、それぞれのステップを丁寧に確認しましょう。

ステップ	内容	ポイント
1.直属の上司に連絡	まずは直属の上司に電話またはメールで退職の意思を伝えましょう。電話が難しい場合は、メールで連絡し、後日電話で話す機会を設けるのも良いでしょう。	口頭で伝える前に、メールで記録を残しておくことが大切です。後々のトラブル防止にも繋がります。
2.面談日の設定	上司と面談の日程を調整します。休職期間中や復職予定日などを考慮し、 お互いに都合がよい日時を選びましょう。	面談場所についても事前に確認しておきましょう。会社に出向くことが難しい場合は、オンライン面談も検討しましょう。
3.面談での退職理由の説明	面談では、退職理由を正直かつ簡潔に説明します。休職理由と関連づける場合も、ネガティブな表現は避け、前向きな理由を伝えるように心がけましょう。	退職理由を詳細に聞かれた場合に備えて、簡潔な説明を準備しておくとスムーズです。
4.退職届の提出	会社が指定する書式があればそれに従い、なければ一般的な退職届を作成して提出します。退職日は上司と相談の上、決定します。	退職届は直筆で作成し、誤字脱字がないか確認しましょう。
5.会社からの指示に従う	退職届提出後、会社から指示される手続き（保険関係、年金、有給休暇の処理など）に従います。不明な点は人事担当者に確認しましょう。	必要な書類や手続きを事前に確認し、スムーズな退職手続きに備えましょう。
6.業務の引継ぎ	可能な範囲で、担当業務の引継ぎを行います。引継ぎ資料を作成したり、後任者への説明など、できる限りの協力をしましょう。	円満退職のためにも、誠実な対応を心がけましょう。

上記の流れを参考に、状況に応じて柔軟に対応することが大切です。不明な点や不安なことは、都度上司や人事部に確認し、円満な退職を目指しましょう。

休職中退職のメール作成時の注意点

休職中に退職を伝える際には、メールでの連絡が一般的です。しかし、デリケートな内容であるため、いくつかの注意点を守って作成する必要があります。以下の点に注意して、円満な退職を目指しましょう。

誰にメールを送るべきか

退職の意思は、直属の上司に伝えるのが基本です。休職中は人事部が窓口になっている場合もありますが、まずは上司に連絡を取りましょう。CCに人事部や総務部などを加えることも検討してください。誰に送るべきか不明な場合は、会社の規定を確認するか、人事部に問い合わせるのが確実です。

件名は簡潔に

件名は、受信者がメールの内容を一目で理解できるように簡潔に記述しましょう。「【〇〇(氏名)】退職の申し出」や「【〇〇(氏名)】退職について」のように、自分の名前と「退職」というキーワードを必ず含めることが重要です。件名だけで退職の意思が伝わることで、スムーズな対応に繋がります。

送信前に必ず確認

メール作成後は、誤字脱字、宛先の間違い、添付ファイルの有無などを必ず確認しましょう。特に、宛先の間違いは重大なミスに繋がる可能性があるため、送信ボタンを押す前に慎重に確認することが大切です。また、上司や人事部に送信する前に、信頼できる同僚や家族にメールの内容を確認してもらうのも良いでしょう。客観的な視点でチェックしてもらうことで、より丁寧で正確なメールを作成することができます。

項目	内容
宛先	直属の上司 (CC: 人事部、総務部など)
件名	【〇〇(氏名)】退職の申し出 など
本文	退職の意思、休職中の状況説明、感謝の言葉、退職手続きに関する確認事項など
確認事項	誤字脱字、宛先、添付ファイル

上記以外にも、会社のメールマニュアルがある場合は、それに従って作成することも重要です。これらの点に注意してメールを作成することで、円満な退職へと繋げることができます。

【例文付き】休職中退職を伝えるメールの書き方

休職中に退職を決意した際、円満に退職を進めるためには、適切なメールで退職の意思を伝えることが重要です。ここでは、状況に合わせたメールの書き方と、作成時のポイントを例文と共に解説します。

退職の意思を伝える

まずは、退職の意思を明確に伝えましょう。簡潔で分かりやすい表現を心がけ、憶測を招かないように配慮することが大切です。

例文1（休職期間満了前に退職する場合）

件名：退職のご相談（〇〇）

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。現在休職中の〇〇です。
このたび、一身上の都合により、休職期間満了を待たず、退職させていただきたくご連絡いたしました。
今後の回復の見通しや働くことへの状況などを総合的に考え、判断いたしました。

何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

例文2（休職期間満了と同時に退職する場合）

件名：退職のご相談（〇〇）

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。現在休職中の〇〇です。
休職期間満了に伴い、このまま復職せずに退職させていただきたくご連絡申し上げます。
今後の体調等を踏まえ、熟慮の末に決断いたしました。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

休職中の状況を説明する

休職理由や現在の状況について、簡単に触れておきましょう。ただし、詳細な説明は不要です。あくまでも退職の意思表示に伴う補足的な情報として、簡潔に伝えましょう。

例文

現在も通院を続けており、医師からは引き続き療養を要するとの診断を受けております。
職場復帰が困難な状況が続いており、今後も復職の目処が立たないことから、退職の判断に至りました。

感謝の気持ちを伝える

たとえ休職中であっても、会社への感謝の気持ちを伝えることは大切です。これまでの感謝を述べることで、円満な退職へと繋がります。

例文

これまで在職中は、多くの経験と学びの機会をいただき、心より感謝申し上げます。
また、休職中も温かいご配慮を賜り、大変ありがたく感じております。

退職という形になりますが、貴社での経験は今後の人生にとって大きな糧となるものです。改めて御礼申し上げます。

退職手続きについて確認する

退職に伴う手続きについて、確認しておきましょう。必要な書類や手続き方法などを質問することで、スムーズな退職手続きを進めることができます。

例文

退職にあたり、必要な書類や手続きがございましたらご教示いただけますと幸いです。
手続き上の期限や対応方法など、ご指示をいただければ速やかに対応いたします。

会社の規定を確認する

就業規則などで、休職中の退職に関する規定を確認しておきましょう。退職願の提出期限や、退職金の扱いなど、事前に確認しておくべき事項がある場合があります。会社によっては、規定の確認方法を記載することで、担当者の負担を軽減できる場合もあります。

例文

お手数ですが、休職中における退職に関する規定や、必要な手続きについて確認できる資料やURL等がございましたらご案内いただけますと幸いです。
就業規則の確認方法など、必要な範囲でお知らせいただけますようお願いいたします。

円満退職のためのポイント

休職中に退職する場合、円満な退職を目指し、良好な関係を維持することが大切です。以下のポイントを意識することで、円満退職を実現しやすくなります。

誠実な対応を心がける

退職の意思を伝える際には、誠実な対応を心がけましょう。会社への感謝の気持ちを伝え、退職によって迷惑をかけることへの謝罪も忘れずに行いましょう。また、引継ぎ事項があれば、責任を持って対応することで、会社への負担を軽減し、円満な退職へと繋がります。

十分な連絡期間を設ける

退職の意思は、できるだけ早く伝えることが重要ですが、会社の規定や状況によっては、一定の期間を設ける必要がある場合もあります。就業規則を確認し、適切な連絡期間を設けるようにしましょう。急な退職は会社に大きな負担をかけるため、余裕を持った連絡を心がけることが円満退職のポイントです。

会社の規定に従う

退職の手続きは、会社の規定に従って行う必要があります。就業規則を確認し、必要な書類や手続きについて把握しておきましょう。退職届の提出方法や提出期限、退職金の受取方法なども確認し、スムーズな手続きを心がけましょう。

相談できる窓口を活用する

退職に関する手続きや疑問点がある場合は、人事部や上司など、相談できる窓口を活用しましょう。休職中の状況や退職理由などを相談することで、適切なアドバイスを受けることができます。また、不安や悩みを共有することで、精神的な負担を軽減し、円満な退職へと繋げることができます。

引き継ぎをスムーズに行う

退職前に、担当業務の引き継ぎをスムーズに行うことは非常に重要です。後任者への丁寧な説明や資料作成など、責任を持って引き継ぎを行いましょう。引き継ぎが不十分だと、会社に迷惑をかけるだけでなく、円満な退職を妨げる可能性があります。以下の点に注意して、引き継ぎを行いましょう。

引き継ぎ時の注意点

項目	内容
引き継ぎ資料の作成	業務内容、手順、注意点などをまとめた資料を作成し、後任者に提供しましょう。
口頭での説明	資料だけでは伝わりにくい内容や、補足事項は口頭で説明を行いましょう。
質問への対応	後任者からの質問には丁寧に答え、疑問点を解消するよう努めましょう。
連絡先の共有	必要な場合は、関係者への連絡先を共有し、スムーズな引継ぎをサポートしましょう。

ネガティブな発言は控える

退職の理由が会社への不満やネガティブな感情であっても、それを直接的に伝えることは避けましょう。感謝の気持ちを伝え、円満な退職を目指すことが大切です。退職後のトラブルを防ぐためにも、ネガティブな発言は控えるようにしましょう。

退職後の関係性を考慮する

退職後も、同僚や上司とは良好な関係を維持できるのが理想です。退職時の対応によって、今後の関係性が大きく変わる可能性があります。円満な退職を心がけることで、退職後も良好な人間関係を築くことができるでしょう。

よくある質問

休職中の退職に関するよくある質問と回答をまとめました。

Q. 退職日はいつに設定すれば良いですか？

退職日は、会社の就業規則で定められた期間を考慮する必要があります。一般的には、退職の意思を伝えてから1ヶ月後、または就業規則で定められた期間経過後とするケースが多いです。会社の規定を確認し、人事担当者と相談の上、適切な退職日を設定しましょう。 また、民法第627条1項には、退職の申し出から2週間で退職できる旨が規定されていますが、これはあくまで正当事由がない場合の話です。休職中の場合は正当事由があるとみなされる可能性が高いため、会社の規定に従うことが重要です。

Q. 退職届は郵送する必要がありますか？

退職届の提出方法は会社によって異なります。メールでの提出を認めている会社もあれば、書面での提出が必要な会社もあります。 人事担当者に確認し、指示に従ってください。書面で提出する場合、郵送ではなく直接提出を求められる場合もあります。退職届は、退職の意思表示を証明する重要な書類です。紛失のリスクを避けるため、配達記録が残る簡易書留や特定記録郵便で郵送するのがおすすめです。また、控えを必ず自身で保管しておきましょう。

Q. 休職中に退職した場合、社会保険はどうなりますか？

休職中は、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格は継続されますが、退職すると資格を喪失します。退職日の翌日から国民健康保険への加入手続きが必要となり、国民年金への加入も必要になります。手続きは、お住まいの市区町村役場で行います。会社によっては、任意継続被保険者制度を利用できる場合もあります。この制度を利用すると、退職後も2年間、会社の健康保険に加入し続けることができます。任意継続被保険者制度の利用については、会社に確認しましょう。

Q. 年金はどうなりますか？

厚生年金に加入していた期間は、将来受け取る年金額に反映されます。休職期間も被保険者期間としてカウントされます。退職後は、国民年金に加入することになります。国民年金の保険料は、納付期限までに納付することが重要です。 未納期間があると、将来受け取れる年金額が減額されたり、受給資格を満たせなくなる可能性があります。また、iDeCo（個人型確定拠出年金）に加入している場合は、加入資格を失うことなく継続できます。退職後の資産形成についても検討しておきましょう。

項目	休職中	退職後
健康保険	継続	国民健康保険 or 任意継続
厚生年金	継続	国民年金

上記は一般的な情報であり、個別の状況によって異なる場合があります。不明な点があれば、会社の担当者や専門機関に相談することをおすすめします。

まとめ

休職中に退職する場合、円満な退職のために適切なメールの書き方や手続きを理解することが重要です。この記事では、休職中退職のメール作成時の注意点、例文を交えた具体的な書き方、よくある質問などを解説しました。退職の意思は明確に伝えつつ、感謝の気持ちも忘れずに、会社との良好な関係を保ちながら円満に退職を進めるよう心がけましょう。誰にメールを送るべきか、件名の書き方、送信前の確認など、細かな点にも注意を払い、スムーズな退職手続きを進めることが大切です。また、会社の規定や社会保険、年金などについても事前に確認しておきましょう。円満退職を実現するために、この記事で紹介したポイントを参考に、適切な対応を心がけてください。

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